Les meilleurs outils de visioconférence pour les publics en difficulté numérique
A l’aune du contexte sanitaire actuel, les logiciels numériques de visioconférence et d’appels vidéo explosent… Et les articles sur le sujet ne manquent pas ! Utiliser la visioconférence pour le travail, choisir le meilleur logiciel pour discuter avec ses proches en vidéo… Mais lorsqu’il s’agit d’inclusion numérique, qu’en est-il ? Comment s’y retrouver au milieu de tous les outils proposés dans l’optique de les utiliser auprès d’un public en difficulté numérique ?
Si cette question parait paradoxale, elle est pourtant au cœur de l’accompagnement social d’aujourd’hui. Aussi, l’équipe les Bons Clics a décidé de décrypter pour vous les meilleures solutions de visioconférence pour accompagner des publics en difficulté numérique.
Visioconférences et appels vidéos : différents usages et contextes
Si le terme de visioconférence est plutôt utilisé dans un cadre professionnel, les logiciels d’appels vidéos comme Whatsapp ou Messenger, généralement plus communs dans un contexte personnel, sont aussi très largement mobilisés par les accompagnants numériques et sociaux durant la crise sanitaire. Ainsi, ce décryptage dresse un panorama large des outils utilisés pour garder le contact avec ses proches ou les publics d’une structure, mais aussi pour continuer à accompagner et former des publics au numérique.
Bien sûr l’utilisation de ces outils nécessite un équipement fiable, ainsi qu’une connexion et un premier niveau de compétences numériques. Il est certain que ces solutions ne peuvent pas être proposées aux personnes les plus éloignées. Il est alors pertinent d’envisager des solutions alternatives comme les appels téléphoniques.
👇 Vous souhaitez en savoir plus sur les différents contextes d’accompagnement à distance en visioconférence et comment les mettre en place :
Garder le lien à distance avec les outils numériques : retours de la communauté Les Bons Clics
Pour bien choisir un outil de visioconférence dans un contexte d’accompagnement numérique et social, quoi de mieux que de demander à des acteurs de cet accompagnement comment ils ont fait ? L’équipe Les Bons Clics a mené l’enquête auprès de sa communauté ! Nous avons demandé aux acteurs de l’accompagnement quels outils étaient et sont encore utilisés au quotidien pour garder le lien à distance avec les publics.
Alors que Whatsapp et les sms sont plébiscités par les acteurs de l’accompagnement pour leur praticité et leur facilité d’utilisation par les personnes accompagnées, Zoom apparait comme la solution de visioconférence la plus utilisée.
Outre les outils cités ci-dessus, les répondants au questionnaire mettent en avant l’utilisation de logiciels de contrôle d’écran à distance comme TeamViewer ou encore AnyDesk. Ils permettent de débloquer directement une situation sur l’équipement de la personne accompagnée, à condition d’avoir téléchargé le logiciel en amont des deux « côtés ». Si ces solutions peuvent s’avérer très pratiques, elles nécessitent un niveau de compétences assez avancé pour la personne guidée. Nous recommandons également de bien expliquer à la personne le fonctionnement du logiciel pour éviter de créer ou d’attiser des craintes concernant la sécurité de ses appareils numériques.
Parmi les différents outils évoqués par les professionnels se distinguent des logiciels facilitant l’interaction en groupe dans un cadre plus professionnel, et les logiciels plus généralement utilisés dans la sphère privée proposant également des appels vidéo. Dans un premier temps, découvrons ensemble les principaux outils de visioconférence.
Comparatif des 5 principaux outils de visioconférence
L’équipe Les Bons Clics a comparé les 5 principaux outils de visioconférence qui sont le plus généralement utilisés par les acteurs de l’accompagnement : Zoom, Microsoft Teams, Skype, Jitsi Meet et Google Meet. Cependant, outre ces derniers, il existe d’autres solutions que vous pouvez explorer à travers différents articles sur le sujet*.
Si nous nous penchons sur ces 5 outils à travers cet article, c’est aussi parce qu’ils présentent une facilité d’utilisation relative pour les personnes accompagnées. La plupart pouvant se retrouver en difficulté numérique, il est essentiel par exemple de vérifier que l’utilisation par l’invité(e) n’est pas subordonnée au téléchargement du logiciel.
Ici tous les logiciels peuvent être utilisés directement via un navigateur web une fois que le lien est transmis. Un deuxième facteur entre en compte pour juger de la facilité d’utilisation du logiciel : le nombre d’écrans intermédiaires avant d’accéder à la visioconférence. Globalement, les solutions ne demandent pas énormément d’étapes intermédiaires (qui sont généralement reliées à l’autorisation d’activer la caméra et le micro de l’équipement), même si la solution Jitsi se démarque. En effet, après un clic sur le lien, la visioconférence s’ouvre directement pour la personne invitée, ce qui est un gage de facilité.
Zoom : la plus célèbre
Zoom est souvent plébiscité pour sa performance et son utilisation dans les milieux professionnels. La communauté Les Bons Clics l’a aussi mis en avant lors de l’enquête. Très facile d’utilisation, le logiciel propose énormément de fonctionnalités d’animation (chat, partage de document, possibilité de faire des sous-groupes), très pratiques lors de l’animation de classes virtuelles par exemple. Seul hic : la version gratuite limite à 40 minutes les appels à plus de 3 personnes.
Teams : la plus professionnelle
L’outil de visioconférence de Microsoft Teams n’est qu’une fonctionnalité collaborative parmi d’autres que propose le logiciel. Il est nécessaire d’avoir un compte pour pouvoir utiliser la version gratuite. L’outil de visioconférence est intuitif, bien que moins performant sur navigateur et présente deux écrans avant de pouvoir accéder à la visioconférence. Teams est une solution d’autant plus intéressante qu’elle est utilisée par l’ensemble de la structure en interne.
Skype : l’historique
Bien que de nombreux outils se soient développés depuis le lancement de Skype, le logiciel estonien reste toujours aussi agréable et intuitif à utiliser. Ne nécessitant pas de contraintes particulières, il s’utilise très facilement via navigateur en tant qu’invité également et sans compte.
Jitsi : l’open source
Jitsi Meet est un logiciel libre qui a été très popularisé durant le premier confinement. Son grand atout : en plus d’être open source, il permet d’accéder directement à la visioconférence après avoir cliqué sur le lien. Cependant, pour fonctionner et créer des visioconférences uniques, Jitsi génère des URL aléatoires. Pour plus de sécurité, il est préférable de choisir l’URL proposée sur la page d’accueil lorsque vous souhaitez programmer une réunion, car elle vous assurera d’être unique. Si vous décidez de personnaliser votre URL de réunion, nous vous conseillons de choisir un nom très spécifique, pour éviter que des visiteurs anonymes fassent des apparitions impromptues dans votre visioconférence (éviter par exemple le nom « réunion équipe »).
Google Meet : l’intégrée
Google Meet présente sa praticité lorsque la suite Google est déjà utilisée par les collaborateurs. Par exemple, si vous utilisez déjà Gmail et Google Calendar, Google Meet est intéressant car l’outil de visioconférence est directement intégré dans Calendar. Ainsi, si vous créez une réunion ou un temps d’échange vous pouvez déjà y insérer un lien de connexion unique Google Meet. L’outil a récemment intégré des fonctionnalités interactives comme la possibilité de lever la main, de scinder en sous-groupes ou de créer des sondages en direct.
💡 Vous souhaitez proposer à des personnes en apprentissage numérique de se familiariser avec les outils de visioconférence ? L’équipe Les Bons Clics a créé une formation interactive à ce sujet :
Les outils et applications de messagerie et vidéos instantanées : un moyen de garder le lien à distance
Si les outils de visioconférence sont largement utilisés pour accompagner à distance les publics durant la crise sanitaire, il en est de même pour les applications de messagerie et vidéo instantanées. La communauté Les Bons Clics a surtout mis en avant, outre les sms, Whatsapp, Messenger et Google Duo. Si chacune de ces applications présente des avantages et des inconvénients, elles sont surtout pratiques lorsqu’il s’agit de communiquer avec les personnes car ces dernières ont plus de chance de déjà les utiliser dans leur quotidien (par rapport aux outils de visioconférence classiques).
Whatsapp : une bonne solution si la personne accompagnée a déjà un smartphone avec une connexion internet
WhatsApp est un bon outil pour communiquer par chat, par partage de documents et appels vidéo car il présente l’avantage d’être massivement utilisé et les conversations sont chiffrées de bout en bout. Cependant, l’utilisation de cette application est conditionnée au fait d’avoir un numéro de téléphone portable ainsi que l’équipement associé. Pour les accompagnants, il est aussi recommandé d’utiliser un numéro de téléphone professionnel pour pouvoir échanger de manière plus sécurisée avec les personnes accompagnées. Aussi il est impossible d’ouvrir l’application sur un navigateur web. Si la notion de groupe sur WhatsApp peut être intéressante pour créer du lien social et échanger, les appels vidéo ne supportent que 8 participants maximum.
Messenger : une bonne solution pour des utilisations ludiques et si la personne a un compte Facebook
Messenger permet de communiquer facilement avec des personnes ayant un compte Facebook, que cela soit par messages vocaux et écrits, pour l’échange de documents ou par appel vidéo. A la différence de WhatsApp, Messenger ne nécessite pas forcément de téléphone portable mais un équipement numérique en général, et peut être ouvert via un navigateur web. Pour l’accompagnant, cela nécessite d’avoir un compte Facebook professionnel. Enfin, Messenger propose la fonctionnalité « salon », qui permet d’organiser des appels vidéo à plusieurs et ce, même sans compte Facebook (l’accès se fait via un lien d’invitation). Cependant, cette application n’offre pas la même sécurité que WhatsApp.
💡 Vous souhaitez savoir comment ces applications peuvent être utilisées dans un contexte d’accompagnement à distance ? Découvrez notre article témoignage sur l’accompagnement de jeunes à distance avec les Missions Locales Pays de la Loire, où les conseillers ont utilisé ces outils pour garder le lien avec les jeunes pendant le 1er confinement :
Google Duo : une alternative à Facetime pour les personnes équipées d’une tablette ou d’un ordinateur
Google Duo est une solution légèrement différente de WhatsApp et Messenger car ce n’est pas un réseau social, mais elle permet tout de même le partage d’écran et de documents média. Fonctionnant sur le même principe que Facetime, l’application a pour atout de pouvoir se télécharger facilement sur une tablette mais ne nécessite pas d’avoir un numéro de téléphone portable. Facile d’utilisation, elle est aussi accessible via un navigateur web. Seule contrainte, les utilisateurs doivent a minima posséder des adresses gmail.
« Avec le premier confinement, nous avons sauté le pas d’offrir une tablette numérique à ma grand-mère, qui vit seule en milieu rural. Notre souhait, avant même de lui proposer d’utiliser internet et ses fonctionnalités, était de pouvoir l’appeler en visioconférence à l’heure du repas pour pouvoir se voir mutuellement et partager un moment. Nous avons installé Google Duo sur sa tablette et avons fait quelques tests avec elle. Maintenant, elle a juste à répondre à notre sollicitation d’appel via sa tablette, et elle y arrive très bien !
Mon conseil : je l’appelle toujours par téléphone avant pour lui proposer, comme cela elle a le temps d’allumer la tablette et elle sait quand je vais enclencher l’appel. Nous sommes tous ravis, et elle aussi ! »
Léa, membre de l’équipe Les Bons Clics
Utiliser des outils de visioconférence ou d’appels vidéo peut permettre, avec certains publics ayant quelques compétences de base, de maintenir le lien social malgré le contexte actuel. Cela peut aussi être utile lorsqu’il s’agit de créer et animer des temps de formations en ligne, notamment pour continuer à apprendre le numérique !
💡 Vous souhaitez découvrir comment utiliser les ressources Les Bons Clics à distance avec des personnes ? Suivez le guide :
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*L’équipe vous conseille d’aller jeter un œil aux articles suivants (non exhaustifs) : Top 10 des meilleurs logiciels de visioconférence pour organiser vos réunions à distance et Les 7 meilleurs outils Visioconférence.
