Les 10 astuces pour bien aménager votre espace numérique

Aménager son espace numérique est une étape essentielle pour donner envie aux habitants de le découvrir et d’y rester pour se former au numérique. Laissez-vous guider grâce aux meilleurs conseils et astuces relevées auprès des acteurs de l’accompagnement numérique !

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Dans une enquête sur la création d’espaces numériques auprès d’utilisateurs Les Bons Clics, un tiers des répondants* considèrent la recherche d’un local adapté problématique ou très problématique.

Le choix et l’aménagement d’un espace numérique sont pourtant déterminants dans sa fréquentation future. Parfois considérés comme secondaires, ces éléments rendent l’espace confortable et attractif et lui donnent vie.

Quelles sont les bonnes pratiques d’aménagement, observées et mises en place par les coordinateurs de ces espaces ? Que vous soyez en recherche de lieu, en train d’aménager ou de réaménager un espace numérique, l’équipe Les Bons Clics vous livre les 10 astuces pour bien choisir et aménager le lieu qui accueillera votre espace numérique !

*Enquête réalisée en juillet 2020 autour des enjeux et impacts de la création d’espaces numériques publics auprès de trente utilisateurs experts de la communauté Les Bons Clics.

Avant d’aménager : le choix du local

Comment trouver un local adapté pour un espace numérique ? Quels sont les critères déterminants pour faire son choix ? Même s’il arrive que le choix de l’espace soit contraint par des locaux ou des salles dont on ne peut pas modifier la structure, les conseils suivants sauront aiguiller votre décision.

1. Accessibilité à tous

Votre espace numérique est amené à accueillir du grand public. Il doit donc être adapté à tous les types de publics, dont les personnes à mobilité réduite. Préférez donc, si possible, un emplacement au rez-de-chaussée, ou à défaut, équipé d’un ascenseur pour permettre à chacun de s’y rendre. Si cela n’est pas déjà fait, vous pouvez également investir dans des rampes d’accessibilité à l’entrée.

2. Proximité et visibilité du lieu

Avant de vous lancer dans la recherche d’un local, posez-vous une question : à qui souhaitez-vous ouvrir votre espace en priorité ? Il est important de s’implanter dans un lieu proche de votre public cible, pour limiter le découragement lié à des déplacements trop longs ou coûteux. Vous pouvez aussi investir dans un affichage clair qui précise l’entrée du lieu ainsi qu’apposer un logo ou un signe distinctif sur la porte et/ou les vitres.

Le + : un emplacement visible, en centre-ville par exemple, vous permettra d’être repéré par le plus grand nombre et favorisera le développement d’un bouche-à-oreille autour de votre structure.

3. Proximité avec les transports

Être visible ne suffira pas à faire le succès de votre espace si le public ne peut pas s’y rendre facilement. Privilégiez une zone desservie par les transports en commun si vous êtes dans un lieu à proximité de ces derniers, qui permettront à tous les publics de se rendre facilement dans votre espace. Dans une autre mesure, des emplacements de parking peuvent être à prévoir pour être au plus proche de l’espace.

4. Couverture réseau de qualité

L’accès à une connexion de qualité est un facteur clé de succès pour votre espace numérique. Avant de choisir un local, assurez vous que celui-ci soit bien éligible à la fibre ou que vous pouvez le faire raccorder facilement.

5. Luminosité de l’espace

C’est elle qui donnera envie aux personnes d’entrer dans l’espace et d’y rester. Evitez d’obstruer les sources de lumière naturelle si elles existent. Les fenêtres permettent aux personnes de voir ce qui se passe dans votre local et donneront probablement envie aux curieux d’entrer. Si vous n’avez pas de lumière naturelle dans l’espace, favorisez les couleurs claires sur les murs et multipliez les sources de lumières blanches pour atténuer l’effet sombre de votre local.

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Aménager un espace accueillant et fonctionnel

Il n’y a pas de recette miracle pour aménager votre local : tout dépend de sa taille, du matériel que vous souhaitez y installer et des besoins du public que vous allez y accueillir. L’aménagement de votre espace dépendra aussi de la possibilité d’avoir une salle dédiée ou de devoir réaménager un service préexistant. Voici quelques conseils pour rendre l’espace le plus adapté et attractif possible en fonction de vos capacités.

6. Un coin d’attente confortable

Si la taille de votre espace le permet, vous pouvez disposer des fauteuils ou des canapés qui permettront à votre public d’attendre confortablement qu’un ordinateur se libère ou de pouvoir accéder à l’espace de formation.

7. Un espace d’accueil et médiation

Il est important d’avoir un bureau proche de l’accueil, où sera positionné l’animateur de l’espace qui assurera l’accueil et la permanence numérique. Ce bureau doit être situé dans un endroit visible, pour que les utilisateurs n’hésitent pas à solliciter l’animateur en cas de besoin.

8. Un espace numérique en libre accès

Quelques règles à avoir en tête pour aménager votre espace numérique en libre accès :

• Eloignez les postes pour garantir la confidentialité lors de leur utilisation
• Placez les ordinateurs fixes à hauteur pour faciliter leur utilisation
• Mettez des imprimantes et des photocopieuses à disposition du public, moyennant, au besoin, quelques centimes par utilisation

9. Un espace de formation et d’accompagnement

Si vous souhaitez proposer des ateliers numériques, voici quelques conseils pour aménager l’espace d’apprentissage :

• Disposez les tables en U autour d’un écran de projection. Cela facilitera les échanges et assurera la visibilité du support
• Si vous disposez de suffisamment d’ordinateurs, vous pouvez appliquer la règle « un ordinateur pour une place en formation ». Cela permettra la mise en application directe des concepts expliqués en formation. Dans le cas contraire, on considère qu’un ordinateur pour deux peut être suffisant.

Veillez également à ce que des prises soient accessibles autour des bureaux pour permettre aux occupants équipés d’un ordinateur portable de pouvoir recharger leur matériel facilement.

10. Un espace pour les rendez-vous individuels

Il est important d’aménager un espace confidentiel pour accompagner en individuel certaines personnes, lors de démarches personnelles par exemple. Une salle cloisonnée, à l’instar d’un bureau, serait idéal.

Le plus : vous avez une seule pièce et avez du mal à délimiter ? Des blocs de séparation comme les bibliothèques ou les paravents peuvent permettre d’aménager différents espaces.

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Les conseils en plus pour un aménagement réussi

• Le matériel : peu importe le type d’accompagnement que vous souhaitez mettre en place, investissez autant que possible dans du matériel de qualité et confortable. L’attractivité de votre espace, en particulier auprès de certains publics particulièrement sensibles comme les seniors, dépend en partie du confort de celui-ci.
  
• La convivialité : les espaces numériques sont avant tout des lieux d’échanges et de brassage social qui peuvent conduire à réduire l’exclusion sociale. Proposer un point café avec des boissons chaudes peut être un bon moyen d’encourager les échanges et donnera un côté convivial à votre espace.
  
• La décoration : Si elle peut souvent paraître superflue, la décoration de votre local est une étape importante de l’aménagement. Ajouter des éléments de décoration, comme des tapis, des plantes ou encore une bibliothèque donnera à votre local un aspect plus convivial.

• L’affichage : Positionnez un tableau d’affichage à l’entrée de votre local. Cela vous permettra de communiquer sur le planning de l’espace numérique, sur d’éventuels événements ponctuels. Vous pouvez également agrémenter cet espace de photos prises dans l’espace, qui égayeront et donneront à votre espace une touche humaine et personnelle.

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Et vous, à quoi ressemble votre espace numérique ? N’hésitez pas à nous envoyer vos photos à redac@lesbonsclics.fr !

Un grand merci aux structures qui nous ont proposé leurs photos : Avenir Nouvelle Maison des Chômeurs à Toulouse, le Kiosque Multimédia à Chalon-sur-Saône et Emmaüs Connect Paris 3ème.

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